Kurs menadžment poslovnog prostora

Verovatno su neki od vas čuli za pojam menadžmenta poslovnog prostora, ali niste bili sigurni šta on tačno predstavlja, niti koja sve zaduženja spadaju u opis posla jednog menadžera poslovnog prostora. Ukoliko želite to da saznate, onda je naš kurs pravi izbor za vas. Ova oblast svakim danom ima sve veći udeo u globalnom bruto društvenom proizvodu, stoga je pravo vreme da je savladate.

Menadžment poslovnog prostora možemo posmatrati kao profesiju koja je zadužena za prostore, ljude i organizaciju. Preciznije rečeno, menadžer poslovnog prostora bavi se održavanjima sistema poput poslovnih i stambenih zgrada, konferencijskih centara, hotela, škola itd. Facility menadžeri su preuzeli sve odgovornosti u vezi sa poštovanjem korporativnih pravila i zakonskih regulativa prostora, te pravilnog rada delova zgrada sa ciljem ostvarenja bezbednog i efikasnog okruženja itd. U njihov opis posla spadaju i obezbeđivanje inženjerskih i arhitektonskih usluga, angažovanje proizvođača, održavanje kompjuterskih i telekomunikacijskih sistema, čak i kupovina, prodaja i najam nekretnina i poslovnog prostora. Ukoliko se odlučite da uvedete menadžment poslovnog prostora u vaš biznis plan, imate dobru priliku za unapređenje poslovanja i uštedu operacionih troškova.

Kurs Menadžment poslovnog prostora je podeljen na šest nastavnih jedinica, koje u sebi sadrže brojne primere koji će olakšati i učiniti zanimljivijim usvajanje materije.

Opis i cilj kursa Menadžment poslovnog prostora

Na početku ovog kursa upoznaćemo se sa definicijom i osnovnim pojmovima u vezi sa menadžmentom poslovnog prostora (engl. Facility Management), a zatim ćemo predstaviti dva pristupa obavljanju takvog posla. Prvi je razvijanje sopstvenog sektora u okviru firme na čijem čelu se nalazi facility menadžer, a drugi način je angažovanje posebne kompanije koja je specijalizovana za obavljanje takvih poslova. Ljudi često menadžment poslovnog prostora poistovećuju sa servisnim uslugama, ali on je zapravo mnogo više od toga. Menadžer poslovnog prostora ima odgovornost da se postara da jedan stambeni ili poslovni objekat funkcioniše optimalno. 

Stoga ćemo se veoma detaljno upoznati sa zadacima koje on obavlja, a koji se mogu svrstati u više kategorija: sigurnost, zaštita zdravlja, protivpožarna zaštita, održavanje/popravke/provere, čišćenje, nabavka, najam, planiranje poslovanja, operativni poslovi i promena prostora. Dotaći ćemo se i evropske prakse za upravljanje objektima. Takođe ćemo objasniti koje sve radove obuhvata investiciono i tekuće održavanje zajedničkih delova zgrada, a koji poslovi spadaju u hitne intervencije. Postoji veliki broj razloga zbog kojih je kompaniji potrebno uvođenje FM-a, a neke od njih ćemo navesti u jednoj od lekcija. 

Navešćemo i detaljnije objasniti standardne korake prilikom implementacije, a to su: identifikacija osnovnih ciljeva pri uvođenju FM-a, formiranje FM tima i pravljenje organizacione strategije za FM i definisanje metoda i dinamike implementacije. Predstavićemo i model unutrašnje organizacije FM firme, koji se sastoji od finansija, upravljanja objektima, održavanja objekata, opštih pravnih poslova i upravne funkcije. U ovom kursu biće više reči i o terotehnologiji, kao disciplini čiji je cilj potraga za optimalnim tehničkim i ekonomskim troškovima posedovanja poslovnog sistema tokom njegovog celokupnog životnog veka. Tema jedne lekcije biće i popularna softverska rešenja u oblasti FM-a.

Cilj ovog kursa je da osposobi polaznike da postanu uspešni facility menadžeri, koji će znati kako da minimiziraju troškove, a maksimizuju učinak. Ovaj kursa će pomoći shvatanju zadataka i odgovornosti menadžera za poslovni prostor, sa ciljem unapređenja radnog okruženja.

Kurs će vam odgovoriti na pitanja:

Koji su standardni koraci prilikom implementacije FM-a u određenoj kompaniji?

1. Identifikacija osnovnih ciljeva pri uvođenju FM-a:

• redukcija operativnih troškova;
• ušteda energije;
• optimizacija korišćenja prostornih resursa;
• očuvanje vrednosti nekretnina;
• unapređenje radnog okruženja;
• promena imidža kompanije.

2. Formiranje FM tima, koje uključuje:

• angažovanje eksternih konsultanata za FM;
• identifikovanje osoba iz same organizacije koje će se baviti FM-om;
• obezbeđivanje povezanosti FM-a sa izvršnim rukovođenjem organizacije;
• obezbeđivanje neometanog pristupa informacijama.

3. Pravljenje organizacione strategije za FM i definisanje metoda i dinamike implementacije:

• snimanje postojećeg stanja objekta, opreme, postrojenja i procesa, tj. izrada „as is” studije;
• izbor i aktiviranje CAFM sistema i objedinjavanje svih relevantnih podataka;
• početak korišćenja sistema i povratak inicijalnih ulaganja (ROI).

Koja su zaduženja facility menadžera?

• Priprema dokumentacije za tendere za izvođače
• Menadžment projekata, nadgledanje i koordinacija podizvođača
• Istraživanje dostupnosti i pogodnosti u novim prostorijama
• Izračunavanje i poređenje troškova sa zahtevanim ciljevima, potrebnom opremom i uslugama
• Planiranje budućeg razvoja u skladu sa strateškim poslovnim ciljevima
• Upravljanje uvođenjem promena na taj način da se obezbedi minimalno ometanje osnovne aktivnosti kompanije
• Traženje i iznajmljivanje objekata
• Planiranje i pružanje osnovnih usluga, kao što su: prijem, obezbeđenje, održavanje, slanje pošte, arhiviranje, čišćenje, obezbeđivanje ishrane i pića za zaposlene, odlaganje otpada i reciklaža
• Provera da li zgrada ispunjava zdravstvene i bezbednosne zahteve
• Planiranje najboljeg rasporeda i iskorišćenosti prostora i resursa u novim zgradama ili reorganizacija postojećih prostorija
• Provera da su ugovorene obaveze koje je preuzelo osoblje ili podizvođači izvršene na vreme i kao što je dogovoreno
• Unajmljivanje i vođenje timova koji pokrivaju različite vrste obaveza
• Brzo reagovanje na sve hitne situacije i kvarove
• Upravljanje organizacijom u objektu, pravljenje rasporeda održavanja i opreme, vođenje evidencije i uvođenje novih računarskih sistema u tu svrhu

Koji su razlozi zbog kojih je posao facility menadžera postao kompleksniji?

Razlozi zbog kojih je posao facility menadžera postao kompleksan su brojni:

• objekti su postali mnogo veći i komplikovaniji, često se oslanjaju na kompjuterske i elektronske sisteme podrške koji zahtevaju stručnost u rukovanju i popravkama;
• sve veća potreba za ekonomičnošću u korporacijama nametnula je imperativ efikasnosti u operativnim poslovima;
• sve veće oslanjanje na timski rad, multifunkcionalne timove i rad od kuće doneli su nove zahteve kada je reč o prostoru i infrastrukturi;
• naposletku, odgovornosti facility menadžera proširivale su se na sve aspekte održavanja, te su s vremenom počele da uključuju i proveru da li se biznisi pridržavaju zakonskih regulativa, kao što su pristupačnost objekta za osobe sa invaliditetom, odstranjivanje opasnih materijala, rukovanje njima i druga bezbednosna pitanja.

Plan i program predavanja

1. Osnove menadžmenta poslovnog prostora

• Definicija i osnovni pojmovi
• Razvoj menadžmenta poslovnog prostora
• Zadaci facility menadžmenta
• Evropska praksa
• Budućnost menadžmenta poslovnog prostora

2. Upravljanje i održavanje objekata u eksploataciji

• Upravljanje objektima – evropska praksa
• Održavanje objekata
• Održavanje stambenih zgrada i stanova

3. Implementacija menadžmenta poslovnog prostora

• Implementacija FM-a
• Profil facility menadžera
• Angažovanje FM kompanije

4. Životni ciklus objekata i firme specijalizovane za menadžment poslovnog prostora

• Terotehnologija
• Model unutrašnje organizacije FM firme
• Način poslovanja savremene FM kompanije

5. Sistemski zahtevi i softverska rešenja

• Sistemski zahtevi
• Glavne funkcije softvera
• Funkcionalnost softvera
• ArchiFM Maintenance procedure

6. Trendovi u menadžmentu poslovnog prostora

• Industrijski FM
• FM u javnom sektoru
• Rešenja za FM izazove