Faze za rešavanje problema koje primenjuju menadžeri

Posao menadžera se u velikoj meri sastoji u rešavanju problema. 

Problemi u organizaciji se javljaju iz više razloga: npr. odstupanje od zacrtanog plana znači da se predviđanja ili očekivanja menadžera ne ispunjavaju. Takođe, zaposleni su veoma često uzrok problema menadžera. Brojni problemi nastaju i zbog aktivnosti konkurencije, na koje se mora odmah reagovati.

Rešavanje problema - kako rešiti problem

Da bi se problemi rešavali efikasno i brzo, menadžer treba da primeni sledećih 9 faza:

1. Identifikacija problema

Prvo što treba uraditi kada se dobije neka informacija je da se otkrije da li je zaista u pitanju problem ili ne. Zatim se postavlja pitanje: Da li je to zaista moj problem? Vrlo često se menadžeri nađu u situaciji da rešavaju probleme koji su u nadležnosti drugih. Uzroci su različiti ali jedan od najčešćih je da podređeni iako ima sva ovlašćenja (a verovatno i zna rešenje) prenosi problem na svog šefa. Prebacivanje odgovornosti je uobičajena pojava u velikim organizacijama. Dobar menadžer zna kako da podstakne svoje podređene da sami reše svoje probleme i međusobne nesuglasice.

2. Dijagnoza uzroka problema

Ustanoviti problem i identifikovati osnovne uzroke nastajanja su dve različite stvari. Ova faza je važna jer pogrešna dijagnoza može dovesti do pogrešne odluke. Kao rezultat razmišljanja u ovoj fazi se pojavljuje dvostruki problem:

• kako rešiti problem koji je aktuelan - odmah i
• pobrinuti se da se isti problem više ne ponovi.

Da bi se na pravi način objasnio problem i da bi se na efikasan način došlo do rešenja potrebno je:

• zapisati ga
• pisati razumljivim jezikom
• predočiti ga u obliku brojeva, ako je moguće - u obliku grafikona
• izbegavati mišljenja koja nisu u skladu sa činjenicama
• razviti dobar sistem informisanja
• izbegavati preranu klasifikaciju problema
• menadžer treba da se zapita: šta je dovelo do toga da se to i to dogodi tj. zašto se dogodilo i koji su razlozi nastanka problema?

3. Utvrđivanje ciljeva

Rešavanje problema obuhvata i fazu utvrđivanja ciljeva. Potrebno je definisati šta se želi postići rešavanjem aktuelnog ili potencijalnog problema. To pomaže da se utvrde činioci koji otežavaju ili olakšavaju ostvarenje ciljeva.

4. Utvrđivanje uzroka problema

Veoma je važno unaprediti svoje analitičke sposobnosti. Složeni problem vrlo često može lakše da se reši ako se razdvoji na svoje sastavne delove. Analiza tih delova mora da se zasniva na činjenicama i na nju ne smeju da utiču predubeđenja donosilaca odluka. Kada od ljudi zatražite da prvo otkriju činjenice, oni će po pravilu "otkriti" upravo one činjenice koje se uklapaju u njihov već unapred formiran stav.

5. Prikupljanje i analiza činjenica

Prikupljanje činjenica je važan korak da bi se problem rasvetlio. Menadžer treba da utvrdi trenutno stanje, potrebno je pronaći uzrok koji je izazvao problem, kao i to šta će se desiti u budućnosti, ukoliko ne bude nepredviđenih događaja. Analiza problema obuhvata bitan deo koji ako se dobro uradi doprinosi uspešnosti celokupnog procesa rešavanja problema. 

6. Razmatranje rešenja

Nakon analize situacije, nameću se moguće opcije za rešenje problema. Ovde se razmatraju sve posledice mogućih odluka, navode razlozi "za" i "protiv", i upoređuju troškovi i rizici sa koristima koje će odluka doneti.

U ovoj fazi se razmatraju moguće solucije za rešavanje problema, zatim se postepeno eleminiše veći broj mogućih opcija dok ne ostanu dve ili tri. Zatim se bira najoptimalnije rešenje.

7. Proces donošenja odluke

U ovoj fazi se donosi odluka. Pravilo je da ne treba žuriti u procesu donošenja odluka. Treba se konsultovati sa više ljudi. Do najboljih odluka se dolazi kroz sučeljavanje različitih gledišta. Bitno je da svi zaposleni na koje se odluka odnosi budu uključeni u proces njenog donošenja.

8. Implementacija odluke

Kada je odluka doneta, problem nije rešen sve dok se odluka ne primeni i sprovede. Treba precizirati ko će da sprovede odluku, kada, gde, sa kojim resursima i koji je krajnji rok za njenu implementaciju. Cilj treba da bude da svi na koje se odluka odnosi sarađuju na njenom sprovođenju.

9. Praćenje implementacije odluke

Nakon implementacije odluke, vrši se merenje učinka datog rešenja u odnosu na očekivani rezultat. U ovoj fazi menadžer prati da li se odluka efikasno sprovodi i preduzima korektivne mere ako se za njima ukaže potreba. 

Pogledaj sve tekstove u Bazi znanja »	Pogledaj tekstove u ovoj kategoriji »
Možda bi Vas ovi članci interesovali
Reply to Enquiry	Seminar - Prevencija profesionalnog stresa
Sales Letter to Client	Parts of a Business Letter

Interesuje vas ova oblast?

Postanite i vi stručnjak pohađanjem BusinessAcademy programa: Marketing i marketing menadžment.