Regrutovanje kadrova - temelj uspešnog poslovanja

Kadrovske performanse su presudne u ukupnim performansama jedne organizacuje. Organizacija ne funkcioniše dobro bez kompetentnih i motivisanih kadrova. Zbog toga će na uspeh jedne organizacije uticati to koliko dobro je definisana kadrovska strategija, kako se njome upravlja i kako se vrši regrutovanje kadrova.

Menadžment kadrovima dobija sve veći značaj. On treba da obezbedi da kadrovski sistem, čiji su osnovni elementi: kadrovi, poslovi, vreme i novac, efikasno i efektivno funkcioniše. Za sistem ljudskih resursa može se definisati viže različitih ciljeva. 

Osnovni ciljevi kadrovskog sistema su:

• Usklađivanje strukture i znanja kadrova sa zahtevima radnih procesa/poslova u okviru mreže procesa/poslova jedne organizacije
• Povećanje znanja, sposobnosti, i veština kadrova
• Poboljšanja ljudskih i fizičkih faktora radne sredine
• Usavršavanje načina kontrolisanja rada
• Poboljšanje motivacionog sistema
• Smanjenje fluktuacije kadrova
• Povišenje kvaliteta i povećanje produktivnosti rada
• Podizanje informisanja kadrova na viši nivo
• Praćenje i analiza razvoja poslova koji se obavljaju na radnim mestima jedne organizacije
• Stvaranje i održavanje optimalnog programa regrutovanja i izbora kadrova

Realizacija bilo kojeg od ciljeva najčešće zahteva i realizaciju nekih drugih ciljeva. Na primer, da bi organizacija povisila kvalitet i povećala produktivnost rada, mora poboljšati motivacioni sistem, povisiti nivo znanja i obučenosti kadrova, smanjiti fluktuaciju i odsustvo kadrova sa posla. Povišenje kvaliteta i povećanje produktivnosti sa svoje strane često ima za posledicu, pored povećanja profita organizacije, i povećanje prosečnih zarada kadrova.

Da bi organizacija realizovala jedan od najznačajnijih osnovnih ciljeva: usklađivanje strukture i znanja kadrova sa zahtevima radnih procesa/poslova u okviru mreže procesa/poslova organizacije, ona mora da ima:

• Razvijen sistem za praćenje i analizu razvoja poslova koji se obavljaju na radnim mestima
• Uspostavljen i dobro organizovan sistem stalnog obrazovanja/obučavanja kadrova
• Uspostavljen i dobro organizovan proces za regrutovanje kadrova

Proces regrutacije kadrova ubraja su ključne procese i spada u grupu menadžment procesa.

Regrutovanje kadrova

Da bi organizacija uspešno izvršavala proces regrutovanja kadrova, mora da formira i održava agresivan, pronicljiv i sistematski program pribavljanja kadrova. Ovakav program štedi vreme i novac. Bez ovakvog programa, troškovi usled pogrešnih odluka pri regrutaciji kadrova mogu biti znatni (troškovi: dopunske obuke, bolovanja, lošeg izvršavanja usluga, gubitka imidža...).

Regrutovanje i selekcija kadrova obično sadrži sledeće faze:

• određivanje (tačnih i realnih) specifikacija radnog mesta
• efektivno pribavljanje kandidata
• procenjivanje kandidata
• konačna ocena kandidata

Određivanje specifikacija radnog mesta za regrutovanje kadrova

Svaka organizacija bi trebalo da planira kadrove. Planovi kadrova se dele prema dužini vremenskog perioda koji obuhvataju (kratkoročni, srednjoročni, dugoročni) i prema osnovnom sadržaju (potrebe, struktura, radno angažovanje, odliv/priliv, napredovanje, obrazovanje/obuke, viškovi zaposlenih...). Planiranje dugoročnih potreba za kadrovima u velikoj meri zavisi od: strateških ciljeva organizacije, promena u njenom organizacionom i tehnološkom razvoju i promena u okruženju. Kratkoročne potrebe za kadrovima utvrđuju se na osnovu obima, strukture i složenosti poslova na pojedinim radnim mestima, koje treba realizovati u razmatranom vremenskom periodu. U kratkoročnom planu kadrova iskazuju se prioriteti prijema određenih kadrova u skladu sa poslovnom politikom organizacije i utvrđenim kriterijumima (ralizacija novih programa, nove  usluge/proizvodi, unapređenje poslovanja, osvajanje novih tržišta, prihvatanje novih znanja/tehnologija...) i daje dinamiku realizacije plana.

Praćenje i analiza razvoja poslova

Poslovi koji se obavljaju na radnim mestima neke organizacije mogu se identifikovati i razvrstati u zavisnosti od zahtevanih:

• fizičkih napora
• fizičkih veština
• nivoa inteligencije
• mentalnih sposobnosti
• stepena znanja/obučenosti za izvršavanje pojedinih zadataka i aktivnosti
• odgovornosti koje se moraju preuzeti
• radnih uslova i fizičkog okruženja

Pobrojani faktori omogućuju odgovarajućim menadžerima da prate i analiziraju razvoj poslova koji se obavljaju na radnim mestima za koja su oni zaduženi. Ova analiza razvoja poslova omogućava: rangiranje i vrednovanje poslova, utvrđivanje potreba za dopunskom obrazovanjem/obučavanjem postojećih kadrova, utvrđivanje potreba za novim kadrovima, raspoređivanje kadrova, planiranje kadrova i praćenje razvoja kadova.

Zahtev za popunu radnog mesta

Menadžer koji je iskazao potrebu da popuni popuni određeno radno mesto mora na osnovu praćenja i analize razvija poslova da ima potpun uvid u zahteve za radno mesto kao i u ovlašćenja i odgovornosti vezana za to radno mesto. Do informacija vezanih za radno mesto dolazi se preko opisa posla i specifikacije posla. On popunjava zahteve za popunu radnog mesta i šalje ga organizacionoj jedinici za kadrove, čime se ova organizaciona jedinica ovlašćuje da započne proces prijema. Ovaj zahtev obično sadrži informacije o poslu, date u opisu posla i specifikaciji posla. Pri tom je važno da menadžer organizacione jedinice koja ja uputila zahtev sarađuje sa organizacionom jedinicom za kadrove.

U opštem slučaju, formira se grupa specijalista za kadrove koja učestvuje u realizaciji prve tri faze procesa regrutovanja kadrova. Ova grupa eleminiše nekvalifikovane kandidate i preporučuje jednog ili nekoliko kvalifikovanih kandidata menadžeru organizacione jedinice koja je uputila zahtev za prijem kandidata. Ovaj menadžer donosi konačnu odluku o prijemu kandidata. U manjim organizacijama često je kadrovska funkcija slaba, tako da menadžer organizacione jedinice u koju se kandidat prima mora da upravlja čitavim procesom pribavljanja kadrova.

Opis posla

Opis posla tumači šta zaposleni treba da radi na predviđenom radnom mestu. On sadrži sledeće informacije:

• naziv posla
• aktivnosti i zadaci koji se izvršavaju
• nivo kompeksnosti i odgovornosti
• fizičko okruženje i radni uslovi
• oprema koja se koristi na radnom mestu
• povezanost sa dugim radnim mestima
• nadzor i kontrolisanje radnog mesta
• način komuniciranja i izveštavanja
• potrebe za uputstvima za rad
• stepen nezavisnog odlučivanja i inicijative
• uslovi zapošljavanja

Specifikacija posla

Specifikacija posla daje pregled specifičnih kvalifikacija koje kandidat mora da ima da bi mogao uspešno da izvršava aktivnosti u okviru posla. Specifikacija posla kao minimum obuhvata:

• nivo obrazovanja 
• specijalne veštine 
• fizičke sposobnosti 
• osnovne lične karakteristike
• stepen prethodnog iskustva 
• stepen inteligencije

Specifikacija posla mora da bude realna. To znači da odgovarajući menadžer treba da identifikije kritične zahteve za posao i na osnovu njih odredi bitne kvalifikacije kandidata.

Pribavljanje kandidata

Cilj pribavljanja kandidata je da se privuče veći broj dovoljno kvalifikovanih kandidata da konkuriše za određeno radno mesto u organizaciji. Postizanje tog cilja zavisi od izabranih izvora kandidata. Postoje različiti izvori kadrova koji mogu da se koriste za proces regrutacije kadrova. Mogući izvori su:

• formalni obrazovni sistem
• oglašavanje u novinama
• preporuke i reference
• agencije za zapošljavanje
• lokalna berza kadrova
• komore i profesionalana udruženja
• banka kadrova
• oglašavanje u profesionalnim časopisima
• direktne ponude (elektronskom ili klasičnom) poštom
• interno oglašavanje

Ova lista nije potpuna. Zavisno od vrste potrebnih kadrova neki izvori imaju prioritet u odnosu na druge.

Procenjivanje kandidata

Kada je organizacija privukla određeni broj obećavajućih kandidata za oglašeni posao sledeća faza za specijaliste iz organizacione jedinice za kadrove je da izdvoje nekvalifikovane kandidate. Vrlo je bitno da svaki kandidat bude razmotren na isti način-pravedno, nepristrasno i kulturno.

Faza ocenjivanja kandidata obuhvata tri glavna koraka:

• početni odabir kandidata
• proveru referenci kandidata
• završni intervju (razgovor)

Početni odabir kandidata

Početni odabir kandidata najbolje se radi preko odabirnih (mini) intervjua. U osnovi, pomoću odabirnih intervjua postižu se dva cilja: određuje se da li kandidati zadovoljavaju specifikacije za radno mesto i sa puno takta se izdvajaju nekvalifikovani kandidati. Ovaj intervju ne traje više od nekoliko minuta.

Sprovođenje odabirnog intervjua

Za početni odabir kandidata može se primeniti jedan ili nekoliko od sledećih pristupa:

Vizuelni odabir. Ponekad, prosto gledajući kandidata može da se dobije početan, pozitivan ili negativan utisak o kandidatu. Pojedinci koji mogu da se identifikuju kao oni koji ne zavređuju više od početnog odabirnog intervjua su oni čiji nastup, spoljašnost i oblačenje nisu prihvatljivi. Osoba koja intervjuiše treba da se ponaša otvoreno i da pokaže ineresovanje za kandidata. Nijednom kandidatu u toku odabirnog intervjua ne treba reći da se nije kvalifikovao. Intervju po mogućnosti treba završiti neobaveznim razgovorom. Korišćenje kritičnih (nokaut) pitanja na intervjuu za posao. Mnogi poslovi imaju specifikacije koje su apsolutno kritične. Ukoliko kandidat ne zadovoljava ove specifikacije treba odmah da bude isključen iz daljeg razmatranja. Odabirni intervju može vrlo brzo da ukaže da li je kandidat kvalifikovan. Ova vrsta odabirnog intervjua može se sprovesti pitajući kandidata ključna ili nokaut pitanja. Ova pitanja su direktno u vezi sa veštinama i karakteristikama potrbnim za uspešno izvršavanje poslova na radnom mestu.

Pregled upitnika. Specijalista iz organizacione jedinice za kadrove koji kaže " Ovde je naš upitnik, molim vas popunite ga " pre početnog odabirnog intervjua greši. Ispitivač treba da pokaže da je kandidat i razgovor sa njim važniji nego popunjavanje parčete papira. Upitnik se uvek može popuniti kasnije. S druge strane, za određene poslove čak je i poželjno da svi kandidati pre početka početnog odabirnog intervjua popune upitnik. Pregled ovih upitnika može da ukaže na potreban obim i sadržaj početnog odabirnog intervjua. Takođe, ispitivač ne sme da dozvoli da mu stručna biografija (curriculum vitae) zameni upitnik. Kandidatova stručna biografija kaže ispitivaču samo ono što kandidat želi da ispitivač zna.

Kratak opis posla kandidata. Drugi način izdvajanja nekvalifikovanih kandidata je da im se u kratkim crtama opuše posao na radnom mestu. Kandidati mogu biti potpuno neobavešteni o specifikacijama posla za koji su se prijavili. Na primer, neki poslovi zahtevaju redovan rad u smenama ili neredovno radno vreme. Spremnost da se ovo prihvati je uslov za zapošljavanje.

Nakon dobijanja kratkog opisa nekih ključnuh vidova posla u toku odabirnog intervjua kandidat može da zaključi da su opisani uslovi zapošljavanja neprihvatljivi i da odustane od konkurisanja za posao.

Korišćenje testova veštine i sposobnosti. Ovi testovi su objektivna sredstva za određivanje da li kandidat poseduje osnovne sposobnosti i veštine neophodne za izvršavanje predviđenih aktivnosti na radnom mestu. Kada se donese odluka za korišćenje ovih testova, menadžer organizacione jedinice u kojoj je radno mesto za koje su konkurisali kandidati mora da odabere odgovarajuće testove.

Pri biranju testova, menadžer bi trebao da razmotri sledeće smernice: testovi treba da su prikladni, pouzdani, predvidljivi (u odnosu na uspeh na poslu).

Prikladnost. Prikladan test meri one veštine i sposobnosti koje su kritične za uspeh posla. Kvalifikacioni kriterijumi koji obuhvataju ovi testovi mogu se u zavisnosti od vrste posla u velikoj meri razlikovati. Ova razlika znači da isti testovi nikako ne bi smeli da se koriste za različite poslove.

Pouzdanost. Menadžer organizacione jedinice u okviru koje se obavlja posao treba da je siguran da testovi obuhvataju veštine i sposobnosti potrebne za obavljanje posla.

Predvidljivost. Predvidljivost znači da su testovi sačinjeni tako da može da se predvidi uspeh na poslu testiranog kandidata u dužem vremenskom periodu i za širi opseg aktivnosti u okviru posla.

Ovde treba posebno istaći testove inteligencije. Ovi testovi mere sposobnost da se uči. Koriste se da bi se odredilo da li kandidat poseduje minimum mogućnosti za izvršavanje posla. Neispunjavnje minimuma zahteva datim u ovim testovima automatski isključuje kandidata iz daljeg razmatranja.

Neka radna mesta (npr. u  urgentnoj medicini) zahtevaju primenu testova za proveru fizičkih sposobnosti kandidata. Od kandidata se zahteva da zadovolje određene fizičke performanse. Ukoliko kandidat ne prođe proveru fizičke sposobnosti isključuje se iz daljeg razmatranja.

Preporuka. Česta greška koja se čini pri primeni testova je da se odaberu prvi raspoloživi testovi. Tako odabrani testovi (npr. testovi inteligencije, psihološki testovi) mogu da navedu na stramputicu i dovedu do izbora odgovarajučeg kandidata. Bolji rezultati se postižu ukoliko se odaberu i primene testovi koji su specijalno napravljeni za određena radna mesta, određenu organizaciju ili industrijsku/ekonomsku granu/sektor.

Provera referenci kandidata

Kada kandidat sa uspehom prođe korake početnog odabira i testiranja sposobnosti, proveravaju se radne reference kandidata. Informacije dobijene iz ovih referenci daju dalji uvid u kvalifikacije kandidata.

U određenim slučajevima neophodna je provera radnih referenci kandidata u organizacijama gde je ranije bio zaposlen i u sadašnjoj organizaciji. To se radi na jedan od tri načina: ličnim kontaktom, puem pošte (klasične i elektronske), telefonom.

Najjednostavnije je proveravanje radnih referenci kandidata telefonom i E-poštom.

Ocene o kandidatu dobijene na ovaj način ne bi trebalo u većini slučajeva da imaju presudan uticaj na izbor kandidata.

Završni intervju

Možda najvažnija faza kada je u pitanju regrutovanje kadrova predstavlja završni intervju. Jedino kandidati koji prođu početni odabirni intervju i proveru referenci učestvuju u ovoj fazi. Ovaj intervju predstavlja poslednji korak u procenjivanju kandidata. Da bi se obezbedila uspešnost ovog intervjua, menadžer radne jedinice u kojoj će kandidat raditi trebalo bi da poštuje sledeće smernice za realizaciju intervjua.

Priprema za intervju. Menadžer treba da pregleda opis posla, specifikaciju posla i sve dobijene podatke o kandidatima. Menadžer tokom pripreme sastanka određuje moguće oblasti o kojima će razgovarati sa kandidatima.

Ovaj intervju bi, po pravilu, trebalo uraditi u organizaciji, tako da i kandidat stekne određeni utisak o organizaciji. Jedino u slučajevima kada se radi o značajnim radnim mestima, kada određeni kandidati ne žele da budu viđeni od ostalih zaposlenih u organizaciji, za mesto intervjua određuje se mesto van organizacije.

Menadžer traba da predvidi dovoljno vremena za intervju. Pri tome treba da obezbedi da u toku intervjua ne bude nepotrebnih uznemiravanja i prekidanja. Međutim, nekada je poželjno da se planiraju određena prekidanja intervjua, jer ona pomažu da se dobiju dopunski podaci o ličnim karakteristikama kandidata.

Predstavljanje, dobrodošlica i kraći razgovor. Radi uspostavljanja dobrog odnosa sa kandidatom, poželjno je da menadžer započne intervju sopstvenim predstavljanjem i da poželi dobrodošlicu kandidatu. Nakon toga kraći razgovor pomoći će da se kandidat oslobodi eventualne napetosti i nelagodnosti.

Dobijanje značajnih informacija. Najvažniji deo intervjua je dobijanje odgovarajućih informacija od kandidata vezanih za posao. Kandidatu se postavljaju temeljna pitanja u odnosu na: radno iskustvo, obrazovanje i lične karakteristike potrebne za uspešno izvršavanje aktivnosti na poslu.

Podaci o organizaciji i radnom mestu. Kada menadžer dobije potrebne podatke od kandidata, detaljno informiše kandidata o organizaciji i radnom mesti za koje je konkurisao. Zapošljavanje je dvosmerna ulica. Organizacija mora da bude uverena da je kandidat potpuno kvalifikovan za slobodno radno mesto, a kandidat treba da bude ubeđen da ponuđeno radno mesto zadovoljava njegove ciljeve, ambiciju i karijeru. Jedino ako je ovo ispunjeno oba partnera biće zadovoljna.

Odgovori na pitanja kandidata. Menadžer treba otvoreno da odgovori na sva kandidatova pitanja, jer će se na taj način u velikoj meri sprečiti moguće nesuglasice ako organizacija zaposli kandidata.

Završetak intervjua. Kada su iscrpljena sva obostrana pitanja, menadžer završava intervju. Zahvaljuje se kandidatu za dolazak i vreme posvećeno razgovoru i obaveštava ga kada će odluka o prijemu biti doneta, i kako će kandidat biti obavešten o odluci.

Konačna ocena kandidata

Do ove faze prikupljeni su svi bitni podaci o kandidatima. Pažljvim razmatranjem i obradomovih podataka menadžer sa velikom verovatnoćom može doneti objektivnu i ispravnu konačnu odluku.

Ocena kandidata

Da bi se donela odluka treba sačiniti sliku o idealnom kandidatu. U tome u značajnoj meri mogu da pomognu višenivoske metrike za ocenjivanje. Kroz ovu metriku treba provući sve kandidate koji su učestovali u poslednjoj fazi procesa regrutovanja kadrova.

Najviši nivo metrike za ocenu kandidata mogu predstavljati sledeći faktori kvaliteta: korektnost, pouzdanost, efikasnost, upotrebljivost, pogodnost za održavanje, fleksibilnost, pogodnost za testiranje.

Sledeći nivo metrike je prelazak sa faktora kvaliteta na kriterijume kvaliteta orijentisane u odnosu na karakteristike kandidata. Mogući kriterijumi kvaliteta su: otpornost prema greškama, konzistentnost, jednostavnost, trasirnost, kompletnost, modularnost, pogodnost za merenje, operativnost, komunikativnost, efikasnost izvršenja, efikasnost memorisanja, mogućnost obuke.

Treći, najniži nivo u metrici za ocenjivanje kandidata je metrika. Metrika kvantifikuje faktore kvaliteta.Za svaki kriterijum faktora kvaliteta pravi se lista pitanja na bazi koje se određuje kvalitet pojedinih karakteristika kandidata.

Konačna odluka

Kada je izabran određeni kandidat, organizacija ga obaveštava o tome i nudi mu zaposlenje. U tom smislu menedžer organizacione jedinice u kojoj će izabani kandidat da radi organizuje još jedan sastanak sa izabranim kandidatom. Tom prilikom potpisuje se unapred definisan ugovor o radu sa kandidatom u kome su precizirane međusobneo obaveze. Ukoliko kandidat ne prihvati odredbe ugovora prelazi se na sledećeg rangiranog kandidata.

Da bi organizacija uspešno realizovala ključni proces pribavljanja kadrova mora da sačini agresivan, pronicljiv i sistematičan program pribavljanja kadrova. U procesu regrutacije kadrova moraju se poštovati sve pomenute faze. Sam proces i sadržaj pojedinih faza u određenoj meri zavise od vrste organizacije, njenog položaja na tržištu i okruženja u kojoj se organizacija nalazi. Posebno treba istaći da praćenje i analiza razvoja poslova predstavlja značajnu podlogu za uspešnu realizaciju procesa regrutovanja kadrova.

Pogledaj sve tekstove u Bazi znanja »	Pogledaj tekstove u ovoj kategoriji »
Možda bi Vas ovi članci interesovali
Merenje stresa - izmerite koliko ste pod stresom	Seminar - Adaptivno liderstvo
Birthday Wishes	Memo 2

Interesuje vas ova oblast?

Postanite i vi stručnjak pohađanjem BusinessAcademy programa: Menadžment ljudskih resursa.