Kako uspešno organizovati jedan poslovni događaj?

Kada sledeći put budete prisustvovali nekom događaju, pogledajte oko sebe. Te savršeno postavljene salvete na stolu – znajte da je neko proveo celo jutro u njihovoj dekoraciji. A ta prelepo dizajnirana pozivnica? I ona je nedeljama brižljivo planirana, od poruke pa do samog dizajna. Planiranje događaja je samo po sebi mala nauka i zahteva pažljivo isplaniranu organizaciju i stalno obraćanje pažnje na detalje.



 


Pre početka bilo kakvog planiranja razmislite kako želite da ljudi vide vaš događaj. Ko će sve prisustvovati? Koji je razlog za događaj ili proslavu? Šta hoćete da postignete? Da li imate specifične ciljeve ili rezultate koje očekujete nakon događaja? Jedan događaj trebalo bi iskoristiti za promovisanje biznisa i kao mogućnost da se ojačaju odnosi sa zaposlenima, klijentima i kupcima.

Usvojite nekoliko bitnih saveta koji će vam pomoći u upravljaju procesom planiranja i realizacije nekog događaja, bio on veliki ili mali.

 

1. Počnite sa blagovremenim planiranjem

Ne postoji takva stvar kao što je previše vremena za planiranje događaja. Za velike događaje sa planiranjem se počinje četiri do pet meseci unapred. Za manje događaje jedan do dva meseca je razumno. Pokušajte da završite sve velike ugovore (lokaciju i snabdevače) mesec dana pre datuma događaja.

2. Napravite detaljan spisak zadataka

Počnite od dana događaja i napravite detaljan spisak svakog zadatka koji treba da se uradi, dodelite mu čvrst rok i odgovornog člana tima. Neki rokovi se mogu promeniti, ali je bitno da odstupanja ne budu prevelika.

3. Imajte plan B za sve aktivnosti

Za nešto će biti kasno, nešto nećete stići uopšte, a nešto će sigurno ići veoma, veoma pogrešno. Predvidite koji aspekti će značajnije uticati na događaj i stvorite rezervne planove za svaki od njih.

4. Pregovarajte sa snabdevačima

Za sve može da se pregovara, čak i kad vam kažu da to nije moguće. Pre razgovora sa snabdevačima, napravite spisak svega što vam je potrebno od njih, odredite svoj budžet i onda im tražite 5–10% sniženja. Uvek postoje nepredviđeni troškovi (porezi posle događaja, naknada za usluge, itd), tako da vam svako sniženje može značiti. Prodavci se bore protiv desetine konkurenata i skoro uvek će vam dati popust ukoliko zaključite posao sa njima.

5. Lokacija događaja je od posebnog značaja

Lokacija za vaš događaj je od ključne važnosti za njegov uspeh. Postoje mnogi faktori koje treba razmotriti, uključujući kapacitet sale, tehničku opremljenost, da li postoje posebne potrebe za rampom/liftom, koliko stolova i stolica će za goste biti potrebno. Blizina hotela za strane goste je takođe važna zbog smeštaja.

6. Da li imate dovoljno hrane i pića za sve

Razmislite kakvu hranu ćete služiti. Ručak? Grickalice? Večera? Bife? Kakav izbor pića će biti dostupan? Ketering usluga je dobra odluka ukoliko želite da aktivnosti oko hrane prebacite na druge. Napravite dobar meni koji će zadovoljiti sve goste. Ako imate nameru da služite i alkohol, obezbedite prevoz onima koji nisu u stanju da voze.

7. Neka se za vaš događaj čuje

Veliki publicitet i marketing su ključni za uspešne događaje. Postoji mnogo načina koje možete da koristite da bi ljudi čuli za vaš događaj. U skladu sa gostima odredite i samo reklamiranje. Ako je događaj prvenstveno za mlade, iskoristite društvene mreže kao kanal komunikacije. Razmislite o dopuni reklame putem jeftinih letaka ili e-mail pozivnica.

8. Obezbedite dobro ozvučenje

Ovo je bitan faktor koji morate uzeti u obzir. Ko je zadužen za ozvučenje? Da li je zvučnik prilagođen publici? Koliko ljudi će prisustvovati? Da li umetnici zahtevaju hotel ili prevoz? Ovo su pitanja o kojima morate strogo voditi računa.

9. Raspored za parkiranje

Ako očekujete veliki broj gostiju, osigurajte dovoljno parking mesta. Parkinzi koje ste odabrali treba treba da budu blizu lokacije događaja. Ako imate dostavnih vozila, ugostitelje ili specijalnu opremu, potrebno je da se uverite da svako zna najbolju lokaciju za istovar.

10. Slike, slike i što više slika

Slike su najbolji način da se ilustruje uspeh nekog događaja. Ako vam budžet dozvoljava, zaposlite fotografa. Ako ne, dodelite jednom članu tima zadatak i opremite ga kvalitetnom kamerom. Za mnoge klijente, ako ne postoje slike o samom događaju, onda on kao da se nije ni dogodio. Dogovorite se sa fotografom da vam pošalje nekoliko odabranih fotografija koje možete odmah otpremiti na sajt ili društvene mreže.

Organizovanje događaja zahteva veštine organizacije i vođenja projekata. Za odnose sa klijentom, članovima tima i dobavljačima, sa druge strane, potrebne su veštine komunikacije i pregovaranja. Školovanjem na odseku Marketing i marketing menadžment savladaćete sva potrebna znanja za realizaciju događaja, bilo da se radi o poslovnoj konferenciji ili velikoj žurki za zaposlene.

  • 30.06.2016 10:52

Komentar